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POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN FUNDACIÓN EMPRESARIA CONSEJO GREMIAL NACIONAL- CGN


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1 POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN FUNDACIÓN EMPRESARIA CONSEJO GREMIAL NACIONAL- CGN Política de Privacidad La Fundación Empresaria, entidad sin ánimo de lucro debidamente constituida según Resolución 747 del 28 de noviembre de 1994 otorgada por la Alcaldía Mayor de Bogotá e inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá el 24 de junio de 1997 bajo el número , quien en adelante se denominará EL CONSEJO GREMIAL NACIONAL ( CGN ) en cumplimiento con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia y la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias y complementarias, garantiza de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data de todos los titulares de la información de carácter personal, de la cual sea responsable o encargada de su tratamiento, asimismo garantizará en todo momento los derechos fundamentales a la intimidad, el buen nombre y la privacidad de las personas físicas, razón por la cual adopta y aplica el presente Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales. Este Manual le permite conocer a cada uno de los miembros internos y externos del CGN, los derechos y obligaciones que la Ley 1581 de 2012 y las normas complementarias han desarrollado, garantizado y establecido para los titulares de la información de carácter personal. El CGN es una entidad privada, sin ánimo de lucro, que agremia y representa a 21 de los gremios más representativos del país, constituida con el objetivo de representar al sector empresarial colombiano en aquellos asuntos de interés nacional. El CGN ha decidido adoptar de forma voluntaria el presente Manual, el cual establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones propias tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir. De acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581/2012, de Protección de Datos de Carácter Personal, en el caso de que un correo electrónico sea enviado a esta empresa, o que un formulario de recogida de datos sea rellenado por el usuario, le informamos que los datos personales facilitados a nosotros serán registrados en el fichero inscrito ante el RNBD del que el CONSEJO GREMIAL NACIONAL es responsable. En cumplimiento de los Artículos 16 y 17 Decreto 1377 de 2013 sobre el deber de dar a conocer a los Titulares la existencia de las políticas de privacidad sobre el Tratamiento de datos, nos valemos del formato electrónico para la revocatoria de la autorización, como medio de difusión. Recogemos y utilizamos sus datos personales cuando usted visita nuestro sitio web. Le pedimos que nos proporcione sus datos personales al completar el formulario de contacto en nuestro sitio web y nos de su autorización para el tratamiento de los mismos. Limitaciones Temporales (Art. 11 Decreto 1377) al Tratamiento de los datos personales: El CONSEJO GREMIAL NACIONAL como (Controlador y Procesador) Responsable y Encargado del Tratamiento sólo recolectará, almacenará, usará o circulará los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos, históricos y estadísticos de la información recolectada.

2 Almacenamos y utilizamos datos personales para fines específicos. Podremos utilizar datos personales para: Aceptarlo a usted como cliente / proveedor; Gestionar y mantener una relación comercial con usted Celebrar contratos con usted y / u otros clientes y proveedores; Garantizar que los pagos se pueden hacer o recibir; Hacer frente a consultas, quejas y reclamaciones Informar a nuestros clientes / proveedores por cualquier medio, incluso por correo electrónico u otra comunicación electrónica equivalente, sobre publicidad promocional, nuestros productos y servicios (de marketing y comercialización directa); Cumplir con los requisitos legales o solicitudes judiciales a las que la sociedad está sometida; Transferir sus datos a los Encargados de la compañía Cumplir con el propósito de legítimo interés que demanda de nuestra actividad En caso de ser necesario el procesamiento con el fin de proteger los intereses vitales de usted, el individuo Acceder al proceso de inscripción para usar las secciones reservadas exclusivamente a usuarios registrados. Usted podrá manifestar su oposición a que sus datos sean tratados con fines publicitarios y ejercitar los derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización, de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente, dirigiéndose por escrito a la siguiente dirección, calle 73 # 8-13 Torre A piso 7 de la ciudad de Bogotá, o a la dirección de correo electrónico: Derechos del Individuo El CGN es responsable de facilitar el ejercicio del tratamiento de los derechos personales (conocer, actualizar, rectificar y suprimir y revocar la autorización) a cualquier individuo cuyos datos personales sean objeto de tratamiento y que así lo solicite, de tal forma y en el tiempo que establece la Ley. De acuerdo al Art. 18 Decreto 1377 usted podrá oponerse al tratamiento de sus datos y revocar su autorización en cualquier momento. Su ejercicio es personalísimo, por lo que sólo podrá solicitarlo la persona interesada. Será necesario comprobar la identidad del solicitante. El titular de los datos personales, tiene derecho, a ejercer gratuitamente sus Derechos. Si nos ha enviado una petición para el ejercicio de sus derechos de forma expresa, en caso de que no se responda a su petición dentro del plazo que marca la ley o ésta sea insatisfactoria, usted podrá interponer la correspondiente reclamación ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). La petición de cancelación, rectificación o supresión se comunicara a todos los responsables de ficheros y a los encargados a los que se les han cedido los datos personales, con la finalidad de proceder a realizar la acción que nos han demandado dentro del plazo marcado por la Ley. Nuestra empresa tiene a disposición de los usuarios que lo soliciten modelos para el ejercicio de sus derechos, envíe un a: solicitando el modelo requerido. El procesamiento de sus datos personales Los datos personales se recogen con fines determinados, explícitos y legítimos. El CGN procesa los datos de forma legal, justa y de una manera transparente. El CGN declara que ha adoptado todas las medidas de seguridad necesarias y adecuadas según la ley 1581/2012 y el decreto 1377 de 2013 y que ha establecido las medidas técnicas y organizativas adecuadas y métodos de seguridad dentro de su medios para proteger los datos personales que usted puede suministrar

3 y para prevenir la destrucción (intencional), pérdida, alteración, mal uso, divulgación o acceso no autorizado, robo y contra todas las demás formas ilegales de tratamiento de datos personales La base del tratamiento de sus datos personales es el interés legítimo del CGN (como Responsable/Controlador) o la de un tercero (Encargado/procesador) al que sus datos personales se han cedido, usted tiene el derecho de presentar objeciones al tratamiento de sus datos personales en relación con sus condiciones particulares, dentro del plazo que marca la ley. A la recepción de las objeciones el controlador evaluará si la objeción es justificada. Si la relación con el usuario / cliente no se formaliza o si el consentimiento para utilizar sus datos en la forma descrita no se da, estos serán eliminados. Si el tratamiento de sus datos personales es cedido por el responsable, éste se asegurará de que un acuerdo por escrito o de otra forma equivalente, se firme con el encargado. Éste deberá ofrecer garantías suficientes en relación con las medidas de seguridad, técnicas y organizativas en relación con el tratamiento de datos personales. El CGN al procesar Datos Personales facilita y aplica todos los principios que garantizan los derechos en el tratamiento de los datos personales, autorización del titular, deber de información, finalidad, temporalidad, libertad, acceso y circulación restringida, seguridad, transparencia y confidencialidad y tiene en cuenta: Los costos de implementación de sistemas de seguridad de la información; Los riesgos asociados con el procesamiento; La naturaleza de los Datos Personales que se procesa; La seguridad es una prioridad para nuestra empresa, pero ningún sistema nunca puede garantizar que es 100% seguro Solicitudes de empleo CV Al envío de solicitud de empleo o de su hoja de vida, usted acepta que nosotros usemos sus datos personales que nos ha proporcionado o enviado, para que lo consideremos, verifiquemos y evaluemos en relación con las oportunidades laborales de nuestra empresa. Nosotros, y cualquier contratista y proveedor de servicios externos, podemos transferir y recopilar dichos datos personales en relación con tal propósito. Nombramiento El CGN cuenta con un Oficial de Protección de Datos, nombrado y con el conocimiento adecuado para el cumplimiento de sus deberes de una manera fiable. El funcionario velará por el cumplimiento de las normas relativas al tratamiento de los Datos Personales o de conformidad con la ley La obtención de los datos personales de otras fuentes En el caso de no haber facilitado sus datos personales al CGN y de que estos se hayan obtenido de otra fuente, ésta empresa como responsable y de acuerdo con la ley de protección de datos, le informará de dicha recogida dentro un plazo de tres meses a partir del momento de la recepción de estos datos, a menos que usted previamente haya sido informado y consentido a esta transferencia. Transferencia de datos personales se llevara a cabo si: a) usted, el titular de los datos, ha dado inequívocamente su consentimiento; o b) la transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el cliente / empresa o para tomar medidas en respuesta a una petición de un cliente, que sean necesarios para la celebración de un contrato; o c) la transferencia sea necesaria para la celebración o ejecución de los intereses del cliente entre el controlador y un tercer contratado o por contratar; o d) la transferencia sea de un interés público importante, o para el establecimiento, el ejercicio o en defensa de la ley de cualquier derecho; o e) la transferencia sea necesaria para proteger los intereses vitales del interesado;

4 Transferencia de datos personales El CGN puede intercambiar como parte de sus servicios Datos de Carácter Personal con empresas del Grupo, Encargados y Terceros. Al proporcionarnos su información personal, usted aprueba que, de ser necesario, dicha información, en formato electrónico y/o impreso, sea archivada, transferida o facilitada para su acceso dentro del país o a entidades ubicadas fuera del país. Divulgación de su información personal Es posible que divulguemos su información personal a terceros y en las circunstancias que figuran a continuación: Quienes trabajan con nosotros por contrato y nuestros proveedores de servicios, los que contribuyen al trabajo de nuestra compañía. A un vendedor o comprador potencial, en caso de que vendamos o adquiramos alguna compañía o determinados activos. A un tercero, en el caso de que adquiera nuestra compañía o nuestros activos; de ser así, su información personal sería parte de los activos transferidos. Intercambio de datos otros países Esto puede implicar que los datos personales se podrían transferir a otros países a entidades que forman parte del Grupo, Encargados y a terceros que se encuentren fuera de Colombia. Transferencias de datos personales a países que garantizan un nivel adecuado de protección se permiten si estos garantizan respetar los principios de tratamiento de datos personales establecidos en la legislación colombiana. La Superintendencia de Industria y Comercio decide qué países tienen un nivel adecuado de protección. Las transferencias a un país que no tiene el nivel adecuado de protección, deberá obtener el permiso legal que se solicitará de la Superintendencia de Industria y Comercio. Usted podrá expresar el rechazo a que sus datos sean transferidos de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente, dirigiéndose por escrito a la siguiente dirección Calle 73 #8-13 Torre A piso 7 o a la dirección de correo electrónico Imágenes Grabación Si el CONSEJO GREMIAL NACIONAL graba imágenes, será con los siguientes fines: a) Vigilar edificios y terrenos utilizados o propiedad de la Compañía; b) Controlar mercancías almacenadas dentro de las instalaciones de la compañía; c) Proteger los intereses y la seguridad de la compañía y los intereses de los empleados; clientes y/o terceros; d) Determinar delitos o violación de las normas internas de la empresa; e) Apoyar procedimientos legales. Las imágenes serán borradas el plazo de un mes desde su recolección. Si las imágenes son requeridas para fines legales, su acceso será bloqueado excepto para las Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales. Un impreso que contiene la política de video vigilancia, como ejercer sus derechos y los datos de contacto está disponible bajo petición al ingreso de nuestras instalaciones.

5 Almacenamiento de datos y archivo de registros Sus datos personales se mantendrán sólo mientras sean necesarios para los fines para los cuales han sido recogidos. Una vez que la relación con esta empresa haya terminado y no sea necesario su tratamiento, sus datos de carácter personal serán cancelados. Sin embargo, ciertos datos de carácter personal, aquellos vinculados a una responsabilidad derivada de una obligación legal o contractual, se mantendrán bloqueados, es decir, accesibles sólo a la Administración, hasta su eliminación. Una vez que prescriba el plazo de esta responsabilidad, estos datos sólo se podrán mantener si se han disociado previamente (es decir, 'anónimos' - sin vínculo de identificación de la persona original). Confidencialidad De La Información. El CONSEJO GREMIAL NACIONAL no compartirá ni revelará la información confidencial con terceros, excepto que tenga expresa autorización de quienes se suscribieron, o cuando ha sido requerido por orden judicial o legal, o para proteger los derechos de propiedad intelectual u otros derechos de esta empresa. Informar a los menores de edad: Esta empresa no trata datos de menores de edad. Tratamiento de datos sensibles, se prohíbe el tratamiento de estos datos excepto cuando: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. c) El Tratamiento se refiera a datos que el Titular haya hecho manifiestamente públicos o sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. Derechos de los niños, niñas y adolescentes. Respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes en el tratamiento de sus datos. Está Prohibido/Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública (Art. 7 Ley 1581) y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes (Art. 12 Decreto 1377) parámetros y requisitos: - Responda y respete el interés superior de los niños - Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales Página Web Todos los contenidos de esta página web, y en particular, los nombres comerciales, nombres comerciales, diseños industriales, diseños, textos, fotografías, gráficos, logotipos, iconos, software y cualesquiera otros signos susceptibles de utilización industrial y comercial están protegidos por la propiedad industrial de bienes y derechos intelectuales del CONSEJO GREMIAL NACIONAL Su uso y / o reproducción, por lo tanto están prohibidas sin el consentimiento expreso del CONSEJO GREMIAL NACIONAL. El CONSEJO GREMIAL NACIONAL no será responsable de las infracciones de la propiedad intelectual o industrial de terceros que pudieran derivarse de la inclusión en la página web de las marcas comerciales, nombres comerciales, industriales diseños, patentes, diseños, textos, fotografías, gráficos, logotipos, iconos o software pertenecientes a terceros que, al incluirlos en la página web, han declarado que son los titulares de los mismos.

6 El usuario se obliga a usar los contenidos de la página web de una manera consciente, correcta y lícita y se compromete a: a) No utilizar los contenidos con fines o efectos contrarios a la ley, a la moral pública y las buenas costumbres o el orden público. b) A no reproducir, copiar, distribuir, permitir el acceso del público por cualquier medio de comunicación pública, transformar o modificar los contenido, a menos que tenga la correspondiente autorización del propietario del sitio web. c) No utilizar los contenidos del sitio web para remitir publicidad, comunicaciones con fines de venta directa o con cualquier otra finalidad comercial, mensajes no solicitados dirigidos a una pluralidad de personas con independencia de su finalidad, así como abstenerse de comercializar o d) divulgar dicha información en ninguna manera. Disputas En caso de cualquier tipo de desacuerdo, ambas partes intentaran llegar a un acuerdo amistoso. De no ser posible, los árbitros inscritos en las Cámaras de Comercio de la ciudad tendrán la competencia para conciliar el caso no siendo posible acudir a otro fuero para los fines de la acción legal. Actualizaciones Los términos de esta Política de Privacidad podrán ser modificados en cualquier momento y dichas modificaciones entrarán en vigencia desde el momento en que se publiquen en esta página web. Si utiliza esta página web luego de la publicación de cualquier modificación que se haga a la presente Política de Privacidad, se considerará que ha aceptado los términos de la Política de Privacidad modificada. Le sugerimos consultar esta página de forma periódica. Actualizada en noviembre de 2016.